Ψηφιακό δελτίο αποστολής για ΙΚΕ: τι είναι, ποιος υποχρεούται, φάσεις εφαρμογής, πώς εκδίδεται

Το δελτίο αποστολής συνόδευε πάντα τα εμπορεύματα στον δρόμο — ένα χάρτινο τριπλότυπο στο ντουλαπάκι του φορτηγού. Η ΑΑΔΕ το μεταφέρει στο myDATA: το παραστατικό διακίνησης εκδίδεται ψηφιακά πριν ξεκινήσουν τα αγαθά, διαβιβάζεται σε πραγματικό χρόνο και ελέγχεται με QR στον δρόμο. Ο οδηγός εξηγεί ποια ΙΚΕ αφορά, τι περιέχει και πώς εκδίδεται.

Τι είναι το ψηφιακό δελτίο αποστολής

Τα ΕΛΠ (Ν.4308/2014) απαιτούν παραστατικό διακίνησης για κάθε μετακίνηση αποθεμάτων — το γνωστό δελτίο αποστολής ή το συνδυασμένο τιμολόγιο-δελτίο αποστολής. Η «ψηφιακή παρακολούθηση διακίνησης αγαθών» δεν αλλάζει την υποχρέωση· αλλάζει τον τρόπο: το παραστατικό εκδίδεται ηλεκτρονικά, λαμβάνει μοναδικό αριθμό καταχώρισης (ΜΑΡΚ) από το myDATA πριν την αναχώρηση, φέρει QR για έλεγχο, και ο λήπτης μπορεί να επιβεβαιώσει την παραλαβή ηλεκτρονικά. Ο στόχος της ΑΑΔΕ είναι να βλέπει τη διακίνηση τη στιγμή που γίνεται, όχι στο τέλος του μήνα.

Ποιος υποχρεούται — και ποιος όχι

Ο κανόνας είναι απλός: όποιος είχε υποχρέωση να εκδίδει χάρτινο δελτίο αποστολής, εκδίδει ψηφιακό. Οι εξαιρέσεις (μικρές ποσότητες, συγκεκριμένα αγαθά, ειδικά καθεστώτα) ορίζονται στις αποφάσεις της ΑΑΔΕ και πρέπει να ελέγχονται ανά περίπτωση.

Φάσεις εφαρμογής και παρατάσεις

Η ΑΑΔΕ σχεδίασε την εφαρμογή σε φάσεις: πρώτα μεγαλύτερες επιχειρήσεις (με κριτήριο τζίρου) και συγκεκριμένοι κλάδοι με υψηλό κίνδυνο (ενδεικτικά ενεργειακά προϊόντα, οικοδομικά υλικά, φαρμακευτικά, ελαιόλαδο), έπειτα οι υπόλοιπες επιχειρήσεις, και σε μεταγενέστερο στάδιο η ηλεκτρονική επιβεβαίωση παραλαβής από τον λήπτη. Οι φάσεις και οι παρατάσεις ορίζονται από την ΑΑΔΕ — επιβεβαιώστε την τρέχουσα ημερομηνία για το δικό σας μέγεθος και κλάδο. Ο οδηγός δεν παραθέτει ημερομηνίες γιατί έχουν μετακινηθεί περισσότερες από μία φορές και οι μεταβατικές περίοδοι διαφέρουν ανά κατηγορία.

Τι περιέχει το ψηφιακό δελτίο

• Εκδότης και λήπτης: επωνυμία, ΑΦΜ, διεύθυνση.
• Τόπος φόρτωσης και παράδοσης — όχι απλώς η έδρα, αλλά η πραγματική εγκατάσταση.
• Αγαθά: περιγραφή, ποσότητα, μονάδα μέτρησης (χωρίς υποχρεωτικά αξία — αυτή πάει στο τιμολόγιο).
• Σκοπός διακίνησης: πώληση, επιστροφή, δωρεάν διάθεση, φύλαξη, επεξεργασία, ενδοδιακίνηση.
• Μεταφορικό μέσο: πινακίδα οχήματος ή στοιχεία μεταφορέα / courier.
• Ημερομηνία και ώρα έναρξης της διακίνησης.
• ΜΑΡΚ myDATA και QR που αποδίδονται κατά την έκδοση και εμφανίζονται στο εκτυπωμένο ή ψηφιακό αντίγραφο που συνοδεύει τα αγαθά.

Πώς εκδίδεται βήμα-βήμα

1. Επιλέξτε εργαλείο: ERP / εμπορικό πρόγραμμα με διασύνδεση myDATA, πιστοποιημένος πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης (ο ίδιος που μπορεί να εκδίδει και τα ηλεκτρονικά τιμολόγια σας) ή η δωρεάν εφαρμογή τιμολόγησης της ΑΑΔΕ για μικρό όγκο.
2. Συμπληρώστε το παραστατικό πριν τη φόρτωση — τα αγαθά δεν πρέπει να ξεκινήσουν χωρίς ΜΑΡΚ.
3. Διαβίβαση: το εργαλείο στέλνει τα δεδομένα στο myDATA και λαμβάνει ΜΑΡΚ και QR.
4. Συνοδεία: εκτύπωση ή ψηφιακό αντίγραφο (κινητό οδηγού) με το QR, για έλεγχο καθ' οδόν.
5. Παράδοση και ολοκλήρωση: όπου εφαρμόζεται η φάση επιβεβαίωσης, ο λήπτης επιβεβαιώνει την παραλαβή (ποσοτική παραλαβή) και τυχόν διαφορές.
6. Τιμολόγιο: ακολουθεί στην προθεσμία που ορίζουν τα ΕΛΠ, με αναφορά στο δελτίο — ή εκδίδεται συνδυασμένο τιμολόγιο-δελτίο αποστολής εξαρχής.

Αν το σύστημα της ΑΑΔΕ είναι εκτός λειτουργίας, οι αποφάσεις προβλέπουν διαδικασία έκδοσης «εκτός σύνδεσης» με μεταγενέστερη διαβίβαση — ρωτήστε τον πάροχό σας πώς την υλοποιεί, γιατί θα σας χρειαστεί κάποια στιγμή.

Ειδικές περιπτώσεις: μεταφορέας, επιστροφές, ενδοδιακίνηση

• Μεταφορά με τρίτο (μεταφορική, courier): το δελτίο εκδίδει ο αποστολέας· ο μεταφορέας εκδίδει δικά του φορτωτικά έγγραφα. Το QR του αποστολέα είναι αυτό που ζητά ο έλεγχος.
• Επιστροφές από πελάτη: κατά κανόνα εκδίδει δελτίο όποιος κινεί τα αγαθά — ο πελάτης-επιχείρηση για επιστροφή προς εσάς, ή εσείς για παραλαβή από ιδιώτη, ανάλογα με τη διαδικασία που ορίζει η ΑΑΔΕ.
• Ενδοδιακίνηση (έδρα → αποθήκη): χρειάζεται δελτίο, χωρίς τιμολόγιο.
• Πώληση χωρίς διακίνηση (ο πελάτης παραλαμβάνει επί τόπου): μόνο τιμολόγιο ή απόδειξη.
• Διεθνείς αποστολές: το ψηφιακό δελτίο συνυπάρχει με τα τελωνειακά ή ενδοκοινοτικά έγγραφα· δεν τα αντικαθιστά.

Έλεγχοι και κυρώσεις

Ο έλεγχος γίνεται στον δρόμο, με σάρωση του QR από τα ελεγκτικά όργανα, και εκ των υστέρων, με διασταύρωση δελτίων και τιμολογίων στο myDATA. Διακίνηση χωρίς παραστατικό, με παραστατικό που δεν έχει διαβιβαστεί ή με ανακριβή στοιχεία επισύρει κυρώσεις κατά τον ΚΦΔ και τις σχετικές αποφάσεις της ΑΑΔΕ — τα ποσά διαφέρουν ανά παράβαση και ο οδηγός δεν τα παραθέτει. Σε περίπτωση διαφοράς ποσοτήτων ανάμεσα σε δελτίο και τιμολόγιο, το ίχνος στο myDATA είναι πλέον ορατό και στις δύο πλευρές της συναλλαγής.

Πρακτικά για μια μικρή ΙΚΕ

Για μια ΙΚΕ χονδρικής ή e-shop με λίγες αποστολές την ημέρα, η αλλαγή σημαίνει κυρίως ότι το δελτίο εκδίδεται πριν κλείσει το δέμα, από κινητό ή υπολογιστή, αντί να συμπληρώνεται στο χέρι. Τρία πράγματα να κανονίσετε τώρα: (1) ένα εργαλείο που εκδίδει δελτία και τιμολόγια από την ίδια οθόνη, (2) σωστά καταχωρισμένες εγκαταστάσεις (αποθήκες) στην ΑΑΔΕ, ώστε ο τόπος φόρτωσης να είναι έγκυρος, και (3) τα στοιχεία της εταιρείας — επωνυμία, ΑΦΜ, έδρα, αριθμός ΓΕΜΗ — ίδια στο εργαλείο, στο ΓΕΜΗ και στην εταιρική ιστοσελίδα, γιατί ο πελάτης που σαρώνει ένα QR και βρίσκει διαφορετική έδρα από αυτήν της ιστοσελίδας σας θα ρωτήσει. Η ΙΚΕ υπηρεσιών μπορεί να αγνοήσει τον οδηγό — μέχρι την πρώτη φορά που θα πουλήσει και εξοπλισμό.