Βιβλία ΙΚΕ: διπλογραφικά, τι τηρείται, ποιος τα τηρεί, myDATA, διατήρηση

«Τι βιβλία τηρεί η ΙΚΕ;» είναι από τις πρώτες ερωτήσεις κάθε νέου διαχειριστή — και η απάντηση είναι πιο σύντομη απ' ό,τι φοβούνται οι περισσότεροι: διπλογραφικά, πάντα, από λογιστή, με τα λογιστικά αρχεία που ορίζουν τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (ΕΛΠ, Ν.4308/2014) και λίγα εταιρικά βιβλία που απαιτεί ο Ν.4072/2012. Ο οδηγός τα περιγράφει με απλά λόγια και εξηγεί πώς καταλήγουν στις ετήσιες οικονομικές καταστάσεις που δημοσιεύονται. Ο κατάλογος και οι προθεσμίες είναι όπως τα γνωρίζουμε κατά τη σύνταξη· επιβεβαιώστε τα με τον λογιστή σας.

Γιατί η ΙΚΕ τηρεί πάντα διπλογραφικά

Τα ΕΛΠ διακρίνουν το απλογραφικό λογιστικό σύστημα (βιβλίο εσόδων-εξόδων) από το διπλογραφικό (κάθε συναλλαγή καταχωρίζεται σε χρέωση και πίστωση, με πλήρη ισολογισμό στο τέλος). Οι ατομικές επιχειρήσεις και οι προσωπικές εταιρείες μικρού μεγέθους μπορούν να τηρούν απλογραφικά. Οι κεφαλαιουχικές εταιρείες — ΑΕ, ΕΠΕ και ΙΚΕ — τηρούν υποχρεωτικά διπλογραφικά, ανεξάρτητα από τον κύκλο εργασιών τους, ακόμη και με μηδενική δραστηριότητα. Αυτό είναι το κύριο σταθερό κόστος της ΙΚΕ σε σχέση με την ατομική (ατομική vs ΙΚΕ) και ο λόγος που ο λογιστής είναι απαραίτητος από την πρώτη συναλλαγή. Το αντάλλαγμα: καθαρή εικόνα περιουσίας, υποχρεώσεων και αποτελέσματος, που είναι προϋπόθεση για επενδυτές, τράπεζες και για τις ίδιες τις οικονομικές καταστάσεις.

Λογιστικά αρχεία (ΕΛΠ)

Ο Ν.4308/2014 μιλά για «λογιστικά αρχεία» και όχι για θεωρημένα βιβλία — τηρούνται ηλεκτρονικά, χωρίς θεώρηση. Για οντότητα με διπλογραφικό σύστημα, ενδεικτικά:

Το λογιστικό σχέδιο (οι λογαριασμοί) ακολουθεί το σχέδιο των ΕΛΠ ή άλλο ισοδύναμο. Οι λογιστικές εγγραφές πρέπει να γίνονται μέσα στις προθεσμίες που ορίζουν τα ΕΛΠ και η φορολογική νομοθεσία — πρακτικά, ο λογιστής καταχωρίζει μηνιαία ή τριμηνιαία, σε συγχρονισμό με τις δηλώσεις ΦΠΑ. Για τις κατηγορίες μεγέθους και τι σημαίνουν για τις καταστάσεις δείτε τον οδηγό ΕΛΠ για πολύ μικρές ΙΚΕ.

Εταιρικά βιβλία (πρακτικών, εταίρων)

Πέρα από τα λογιστικά αρχεία, ο Ν.4072/2012 (οι διατάξεις του για τα βιβλία της ΙΚΕ) απαιτεί εταιρικά βιβλία που τηρούνται με ευθύνη του διαχειριστή:

• Βιβλίο εταίρων: ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, αριθμός και κατηγορία μεριδίων/εισφορών κάθε εταίρου, οι μεταβιβάσεις και οι ημερομηνίες τους. Είναι η εσωτερική «πηγή αλήθειας» για το ποιος είναι εταίρος — και τα ίδια στοιχεία εμφανίζονται δημόσια στο ΓΕΜΗ και στην εταιρική ιστοσελίδα.
• Βιβλίο πρακτικών: οι αποφάσεις της συνέλευσης των εταίρων (ή του μοναδικού εταίρου) και, όπου υπάρχουν περισσότεροι διαχειριστές, οι αποφάσεις τους — δείτε τον οδηγό για τη συνέλευση εταίρων.

Τηρούνται έντυπα ή ηλεκτρονικά, κατά τα οριζόμενα, και πρέπει να είναι διαθέσιμα σε κάθε εταίρο και σε έλεγχο. Στην πράξη, πολλές μικρές ΙΚΕ τα «ανακαλύπτουν» όταν η τράπεζα ζητήσει πρακτικό ή όταν ένας εταίρος αποχωρεί.

Ποιος τα τηρεί

Τα λογιστικά αρχεία τηρούνται από λογιστή-φοροτεχνικό με άδεια της κατάλληλης τάξης, εσωτερικό ή εξωτερικό. Η ευθύνη για την ορθή τήρηση παραμένει στην εταιρεία και στον διαχειριστή — ο λογιστής εκτελεί, ο διαχειριστής οφείλει να παραδίδει έγκαιρα τα παραστατικά και να ελέγχει. Τα εταιρικά βιβλία (εταίρων, πρακτικών) είναι ευθύνη του διαχειριστή, συνήθως με βοήθεια λογιστή ή δικηγόρου (ευθύνες διαχειριστή). Το κόστος του λογιστή για μια μικρή ΙΚΕ είναι ενδεικτικά της τάξης των μερικών δεκάδων έως εκατοντάδων ευρώ τον μήνα, ανάλογα με όγκο συναλλαγών, μισθοδοσία και ΦΠΑ.

myDATA και ηλεκτρονικά βιβλία

Η πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ τηρεί τα «ηλεκτρονικά βιβλία» κάθε επιχείρησης: κάθε παραστατικό εσόδου διαβιβάζεται σε αυτήν (από το πρόγραμμα τιμολόγησης, πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή την εφαρμογή της ΑΑΔΕ) και τα έξοδα χαρακτηρίζονται από τον λογιστή. Το myDATA δεν αντικαθιστά τα διπλογραφικά βιβλία των ΕΛΠ — είναι μια παράλληλη, φορολογική εικόνα, με βάση την οποία η ΑΑΔΕ προσυμπληρώνει και διασταυρώνει τις δηλώσεις ΦΠΑ και εισοδήματος. Ασυμφωνίες ανάμεσα στα βιβλία και στο myDATA είναι από τα πιο συχνά σημεία ελέγχου, γι αυτό ο λογιστής κάνει τακτική συμφωνία. Για τις εξελίξεις στην υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση δείτε τον οδηγό ηλεκτρονική τιμολόγηση ΙΚΕ 2026.

Χρόνος διατήρησης

Τα λογιστικά αρχεία και τα παραστατικά διατηρούνται όσο ορίζει ο νόμος — ενδεικτικά 5 και πλέον έτη από τη λήξη της χρήσης, με παράταση όταν εκκρεμεί έλεγχος, δικαστική διαφορά ή άλλη περίπτωση που προβλέπει η φορολογική νομοθεσία — επιβεβαιώστε την ισχύουσα προθεσμία με τον λογιστή σας. Τα εταιρικά βιβλία (εταίρων, πρακτικών) και το καταστατικό διατηρούνται για όλη τη ζωή της εταιρείας και, μετά τη λύση της, για το διάστημα που ορίζει ο νόμος. Η ηλεκτρονική τήρηση επιτρέπεται, με την προϋπόθεση ότι τα αρχεία παραμένουν προσβάσιμα και αναγνώσιμα σε όλο το διάστημα — ένα backup που δεν ανοίγει δεν είναι αρχείο.

Από τα βιβλία στις καταστάσεις που δημοσιεύονται

Ο λόγος που τα βιβλία τηρούνται με τόση αυστηρότητα είναι ότι στο τέλος κάθε χρήσης παράγουν τις ετήσιες οικονομικές καταστάσεις — ισολογισμό, κατάσταση αποτελεσμάτων και, ανάλογα με το μέγεθος, προσάρτημα και λοιπές καταστάσεις. Αυτές:

1. Εγκρίνονται από τη συνέλευση των εταίρων.
2. Κατατίθενται στο ΓΕΜΗ μέσα στην προθεσμία του Άρθρου 98 Ν.4072/2012.
3. Αναρτώνται στην εταιρική ιστοσελίδα της ΙΚΕ — μαζί με τα λοιπά στοιχεία του Άρθρου 47 §2.
4. Στηρίζουν τη φορολογική δήλωση (Έντυπο Ν) και κάθε απόφαση διανομής κερδών.

Δείτε τον οδηγό δημοσίευση ισολογισμού ΙΚΕ. Η παράλειψη κατάθεσης ή ανάρτησης είναι παράβαση δημοσιότητας στο καθεστώς διοικητικών κυρώσεων ΓΕΜΗ (ΚΥΑ 46982/2025), με δυνατή αναστολή καταχωρίσεων. Πρακτικά: ζητήστε από τον λογιστή το PDF των καταστάσεων την ίδια ημέρα που τις καταθέτει στο ΓΕΜΗ και ανεβάστε το στην ιστοσελίδα — σε σελίδες όπως του IKEwebsites.gr είναι ένα ανέβασμα από το dashboard.

Checklist βιβλίων ΙΚΕ

• Λογιστής με άδεια, από την πρώτη συναλλαγή — όχι «όταν έρθουν έσοδα».
• Διπλογραφικά αρχεία κατά ΕΛΠ: ημερολόγιο, καθολικό, μητρώο παγίων, απογραφή, ισοζύγια.
• Παραστατικά για κάθε εγγραφή, ταξινομημένα και προσβάσιμα.
• Βιβλίο εταίρων ενημερωμένο σε κάθε μεταβίβαση — σε συμφωνία με ΓΕΜΗ και ιστοσελίδα.
• Βιβλίο πρακτικών με την ετήσια έγκριση καταστάσεων και κάθε απόφαση εταίρων.
• Συμφωνία βιβλίων με myDATA πριν από κάθε δήλωση ΦΠΑ.
• Αρχειοθέτηση και backup για όλο τον χρόνο διατήρησης.
• Καταστάσεις χρήσης: έγκριση → ΓΕΜΗ → ιστοσελίδα, στο ίδιο checklist.